L’OdV ha il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del MOGC e di curarne l’aggiornamento.
Spesso i componenti dell’OdV ricevono dal Collegio sindacali dell’ente presso il quale operano richieste di informazioni sulle attività svolte.
L’OdV dal canto suo, non deve subire passivamente queste richieste ma deve farsi parte attiva chiedendo a propria volta – anzi anticipando – di poter disporre di informazioni e documenti provenienti dal Collegio sindacale.
Lo scambio di flussi informativi con il Collegio sindacale può rivelarsi essenziale per l’attività dell’OdV e potrebbe sostanziarsi attraverso l’invio dei seguenti documenti (cfr. documento operativo AIDC Milano):
- Informative relative al contenuto e alla gestione delle eventuali segnalazioni potenzialmente rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/01 e del relativo MOG ricevute dal Collegio sindacale, inclusi quindi i rilievi sulla robustezza dell’intero Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi, nel rispetto della L. 179/17 e delle esigenze legate ai tempi di verifica/indagine;
- Accesso da parte dell’OdV ai verbali e alle relazioni del Collegio sindacale che vertano su temi o questioni potenzialmente rilevanti ai fini “231”, su espressa indicazione e/o autorizzazione del Presidente e nel rispetto delle modalità dallo stesso indicate, salvi casi eccezionali e motivati (ad esempio, in caso di conflitto d’interessi relativo a uno o più
membri dell’OdV); - Informative “ad evento” inerenti, ad esempio: (i) irregolarità e/o addirittura frodi/violazioni di legge emersi in occasione delle specifiche attività di verifica del Collegio sindacale, rilevanti ai fini “231”; (ii) ulteriori issues/rilievi sul SCIGR emersi nelle medesime sedi ; (iii) eventuali ulteriori fatti/aspetti emersi nel corso delle sedute consiliari ritenuti rilevanti ai fini “231”; (iv) eventuali indicatori d’allerta su attività finanziarie e di bilancio anche individuati in base alle interlocuzioni con i revisori;
- Eventuali violazioni del Modello, o tentativi di violazione, di cui il Collegio sindacale venisse a conoscenza;
- Piano delle audizioni da parte del Collegio sindacale, laddove disponibile, al fine di ottimizzare l’impegno dei responsabili delle funzioni interessate;
- Eventuali ulteriori informazioni relative ad eventi o rilievi “inevasi” che possono avere, a giudizio del Collegio sindale, un impatto rilevante sull’idoneità ed effettività del MOGC o del SCIGR e che il Collegio sindacale ritenga pertanto opportuno portare all’attenzione dell’OdV.
Il Collegio sindacale può essere una fondamentale fonte di segnalazione di eventi rilevanti per l’OdV, svolgendo un’attività di controllo per certi versi sovrapponibile a quella dell’OdV (si pensi ai reati societari e tributari).
E’ quindi essenziale che l’OdV si renda parte attiva al fine di ottenere – spontaneamente, secondo flussi programmati ,o a richiesta durante le verifiche congiunte periodiche – le informazioni e i documenti di proprio interesse.